Eratex Banner

 

Piagam Komite Audit

Audit Committee Charter

 

A. UMUM

  1. Piagam Komite Audit ini diatur oleh Dewan Komisaris sebagai pedoman bagi Komite Audit dalam melakukan peran dan tanggung jawabnya secara transparan, akuntabel, kompeten dan independen dengan tujuan agar Perusahaan dipimpin, dikelola dan dijalankan sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku.
  2. Piagam ini akan ditelaah dan dinilai kembali sedikitnya setiap tahun oleh Komite Audit dan setiap usulan perubahan disampaikan kepada Dewan Komisaris untuk memperoleh persetujuan.
  3. Perusahaan wajib memiliki Piagam Komite Audit dan memuat Piagam Komite Audit dan informasi lainnya yang diwajibkan pada halaman website Perusahaan.

 

B. LATAR BELAKANG

Perusahaan wajib memiliki Komite Audit. Komite Audit dibentuk oleh  Dewan Komisaris. Pembentukan Komite Audit tersebut didasarkan pada peraturan-peraturan sebagai berikut :

  1. Peraturan Bapepam-LK No. IX.I.5 Lampiran Keputusan Ketua BAPEPAM-LK No. Kep-643/BU/2012 tanggal 7 Desember 2012 tentang Pembentukan dan Pedoman Pelaksanaan Kerja Komite Audit;
  2. Keputusan Direksi Bursa Efek Jakarta (BEJ) No.Kep-305/BEJ/07-2004.Peraturan Pencatatan Efek Nomor I-A tanggal 19 Juli 2004 tentang Ketentuan Umum Pencatatan Efek bersifat Ekuitas di Bursa.

 

C. TUGAS, TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

Komite Audit bertugas untuk memberikan pendapat profesional yang independen kepada Dewan Komisaris terhadap laporan atau hal-hal yang disampaikan oleh Dewan Direksi kepada Dewan Komisaris; membantu Dewan Komisaris atas tanggung jawab pengawasannya, termasuk mengidentifikasi hal-hal yang memerlukan perhatian Komisaris; dan melaksanakan tugas-tugas lain yang berkaitan dengan tugas Dewan Komisaris, antara lain:

  1. Melakukan penelaahan atas informasi keuangan yang akan dikeluarkan Perusahaan kepada publik dan atau pihak otoritas, seperti laporan keuangan, proyeksi dan laporan lainnya terkait dengan informasi keuangan Perusahaan.
  2. Melakukan penelaahan atas tingkat kepatuhan atau ketaatan Perusahaan terhadap peraturan Perundang-undangan di bidang Pasar Modal dan Peraturan Perundang-undangan lainnya yang berhubungan dengan kegiatan Perusahaan;
  3. Memberikan pendapat independen dalam hal terjadi perbedaan pendapat antara Manajemen dan akuntan independen atas jasa yang diberikan;
  4. Memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris mengenai penunjukkan Akuntan Independen didasarkan pada independensi, ruang lingkup penugasan dan fee;
  5. Melakukan penelaahan atas pelaksanaan pemeriksaan oleh auditor internal dan mengawasi pelaksanaan tindak lanjut oleh Direksi atas temuan auditor internal;
  6. Melakukan penelaahan terhadap aktivitas pelaksanaan manajemen resiko yang dilakukan oleh Direksi, jika Perusahaan tidak memiliki fungsi pemantau resiko dibawah Dewan Komisaris;
  7. Menelaah pengaduan yang berkaitan dengan proses akuntansi dan pelaporan keuangan Perusahaan;
  8. Menelaah dan memberikan saran kepada Dewan Komisaris terkait dengan adanya potensi benturan kepentingan Perusahaan; dan
  9. Menjaga kerahasiaan dokumen, data dan informasi Perusahaan.

 

Dalam melaksanakan tugasnya, Komite Audit mempunyai wewenang sebagai berikut :

  1. Mengakses dokumen, data dan informasi Perusahaan tentang karyawan, dana, asset dan sumber daya Perusahaan lainnya yang diperlukan.
  2. Berkomunikasi langsung dengan karyawan, termasuk Direksi dan pihak yang menjalankan fungsi audit internal, manajemen resiko dan Akuntan terkait tugas dan tanggung jawab Komite Audit.
  3. Melibatkan pihak independen diluar Komite Audit yang diperlukan untuk membantu pelaksanaan tugasnya (jika diperlukan) dan ;
  4. Melakukan kewenangan lain yang diberikan oleh Dewan Komisaris.

D. KOMPOSISI, STRUKTUR DAN PERSYARATAN KEANGGOTAAN KOMITE AUDIT

  1. Komite Audit melakukan tugasnya secara professional dan independen untuk membantu dan memperkuat fungsi Dewan Komisaris dalam melakukan pengawasan atas laporan keuangan, pemeriksaan, pengendalian internal dan proses implementasi tata kelola oleh Dewan Direksi dalam mengelola Perusahaan.
  2. Anggota Komite Audit diangkat dan diberhentikan oleh Dewan Komisaris;
  3. Keanggotaan Komite Audit sekurang-kurangnya terdiri dari 3 (tiga) orang, seorang diantaranya merupakan Komisaris Independen Perusahaan yang sekaligus merangkap sebagai Ketua Komite Audit;
  4. Komisaris Independent wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut :

a. Bukan merupakan orang yang bekerja atau mempunyai wewenang dan tanggung jawab untuk merencanakan, memimpin, mengendalikan, atau mengawasi kegiatan Perusahaan dalam waktu 6 (enam) bulan terakhir;

b. Tidak mempunyai saham baik langsung maupun tidak langsung pada Perusahaan;

c. Tidak mempunyai hubungan afiliasi dengan Perusahaan, anggota Dewan Komisaris, Anggota Direksi atau pemegang saham utama Perusahaan; dan

d. Tidak mempunyai hubungan usaha baik langsung maupun tidak langsung yang berkaitan dengan kegiatan usaha Perusahaan.

Persyaratan keanggotaan Komite Audit antara lain :

  1. Anggota Komite Audit wajib memiliki integritas yang tinggi, kemampuan, pengetahuan dan pengalaman yang memadai sesuai dengan bidang pekerjaannya, serta mampu berkomunikasi dengan baik;
  2. Anggota Komite Audit wajib memahami laporan keuangan, bisnis perusahaan khususnya yang terkait dengan kegiatan Perusahaan, proses audit, manajemen resiko, dan peraturan perundang-undangan di bidang Pasar Modal serta peraturan perundang-undangan terkait lainnya;
  3. Anggota Komite Audit wajib mematuhi kode etik Komite Audit yang ditetapkan oleh Perusahaan;
  4. Anggota Komite Audit bersedia meningkatkan kompetensi secara terus menerus melalui pendidikan dan pelatihan;
  5. Anggota Komite Audit wajib memiliki paling kurang satu anggota yang memiliki latar belakang pendidikan akuntansi atau keuangan;
  6. Anggota Komite Audit bukan merupakan orang dalam Kantor Akuntan Publik, Kantor Konsultan Hukum, Kantor Jasa Penilai Publik atau pihak lain yang memberi jasa assurance, jasa non assurance, jasa penilai dan atau jasa konsultasi lain kepada Perusahaan yang bersangkutan dalam waktu 6 (enam) bulan terakhir;
  7. Anggota Komite Audit bukan merupakan orang yang bekerja atau mempunyai wewenang dan tanggung jawab untuk merencanakan, memimpin, mengendalikan atau mengawasi kegiatan Perusahaan dalam waktu 6 (enam) bulan terakhir, kecuali Komisaris Independen
  8. Anggota Komite Audit tidak mempunyai saham langsung maupun tidak langsung pada Perusahaan;
  9. Dalam hal Anggota Komite Audit memperoleh saham Perusahaan baik langsung maupun tidak langsung akibat suatu peristiwa hukum, maka saham tersebut wajib dialihkan kepada pihak lain dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan setelah diperolehnya saham tersebut.
  10. Anggota Komite Audit tidak mempunyai hubungan afiliasi dengan anggota Dewan Komisaris, anggota Direksi atau Pemegang Saham Utama Perusahaan; dan
  11. Anggota Komite Audit tidak mempunyai hubungan usaha baik langsung maupun tidak langsung yang berkaitan dengan kegiatan usaha Perusahaan.

E. TATA CARA DAN PROSEDUR KERJA

Komite Audit membuat dan melaksanakan Perencanaan pertemuan Komite Audit yang merupakan rencana dan prosedur kerja Komite Audit dan berisi jadwal pertemuan, frekuensi pertemuan dalam tahun berjalan, dengan pihak-pihak yang terkait antara lain manajemen Perusahaan, internal auditor, akuntant independen dan pihak-pihak lainnya, hal-hal / topik yang akan dibahas dalam pertemuan tersebut. Topik pembahasan mencakup namum tidak terbatas pada laporan keuangan dan lainnya terkait dengan informasi keuangan Perusahaan, akuntan independen, internal auditor dan lainnya.

 

F. RAPAT KOMITE AUDIT

  1. Komite Audit wajib menyelenggarakan rapat sekurang-kurangnya sekali dalam 3 (tiga) bulan;
  2. Rapat bisa dilakukan bila dihadiri oleh lebih dari ½ (setengah) dari jumlah anggota;
  3. Keputusan rapat Komite Audit diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat.
  4. Setiap rapat Komite Audit dituangkan dalam risalah rapat, termasuk apabila terdapat perbedaan pendapat (dissenting opinions), yang ditandatangani oleh seluruh anggota Komite Audit yang hadir dan disampaikan kepada Dewan Komisaris;

G. PELAPORAN

1. Komite Audit wajib membuat laporan kepada Dewan Komisaris atas setiap penugasan yang diberikan.

2. Komite Audit wajib membuat laporan Komite Audit Tahunan kepada Dewan Komisaris mengenai kegiatannya yang akan disajikan dalam Laporan Tahunan Perusahaan, yang mencakup hal-hal berikut :

a. Komposisi Komite Audit, termasuk nama, jabatan dan status independensinya.

b. Tujuan dan ruang lingkup kerja Komite Audit.

c. Jumlah rapat Komite Audit tahun berjalan dan rincian kehadiran tiap anggota Komite Audit.

d. Ringkasan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Komite Audit selama tahun berjalan meliputi tetapi tidak terbatas pada :

i. Pelanggaran yang dilakukan oleh Perusahaan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku (jika ada).

ii. Kekeliruan / kesalahan dalam penyiapan laporan keuangan, pengendalian internal dan independensi auditor Perusahaan (jika ada).

iii. Penelaahan pelaksanaan total paket kompensasi Direksi dan Komisaris sesuai dengan yang ditetapkan dalam Rapat Umum Pemegang Saham.

iv. Kesimpulan atau pendapat

3. Perusahaan wajib menyampaikan kepada Otoritas Jasa Keuangan (dahulu disebut Bapepam dan LK) informasi mengenai pengangkatan dan pemberhentian Komite Audit dalam jangka waktu paling lama 2 (dua) hari kerja setelah pengangkatan atau pemberhentian.

4. Informasi mengenai pengangkatan dan pemberhentian tersebut wajib dimuat dalam halaman website bursa dan atau halaman website Perusahaan.

 

H. KETENTUAN TENTANG PENANGANAN PENGADUAN ATAU PELAPORAN SEHUBUNGAN DUGAAN PELANGGARAN TERKAIT PELAPORAN KEUANGAN

Komite Audit melakukan penelaahan jika terdapat staf yang menyatakan adanya pelanggaran dalam hal hal yang terkait dengan laporan keuangan dan hal lainnya dan memastikan bahwa investigasi yang independen telah dijalankan atas hal tersebut dan tindak lanjut telah dilakukan secara memadai.

 

I. MASA TUGAS KOMITE AUDIT

Masa tugas anggota Komite Audit tidak boleh lebih lama dari masa jabatan Dewan Komisaris sebagaimana diatur dalam anggaran dasar dan dapat dipilih kembali hanya untuk 1 (satu) periode berikutnya.

A. GENERAL

  1. This Audit Committee Charter is stipulated by the Board of Commissioners as a guideline for The Audit Committee in performing its role and responsibility in a transparent, accountable, competent and independent manner with the ultimate objective that the Company is governed managed and run in compliance with the prevailing laws and regulations
  2. This Charter shall be reviewed and reassessed at least annually by the Audit Committee and proposed changes shall be submitted to the Board of Commissioners for approval.
  3. The Company must have Audit Committee Charter and is obliged to present the Audit Committee Charter and other required information at the website of the Company.

 

B. BACKGROUND

The Company must have Audit Committee. Audit Committee is established by the Board of Commissioners by virtue of the following regulations :

  1. Bapepam-LK Regulation No. IX.I.5 Attachment Decision of Chairman of Capital Market – Financial Institutions Supervisory Agency (BAPEPAM-LK) No. Kep-643/BL/2012 dated December 7, 2012 concerning Formation and guidelines for the work of Audit Committee;
  2. Decision of the Board of Directors of The Jakarta Stock Exchange No. Kep-305/BEJ/07-2004. Securities Listing Rule Number I-A dated 19 July 2004 concerning the General Provisions of the Listing of Shares Equity-Type at the Exchange;

 

C. DUTIES, RESPONSIBILITIES AND AUTHORITY

Audit Committee is assigned to give independent professional advice to the Board of Commissioners concerning reports or other matters that have been submitted by Board of Directors to Board of Commissioners; to assist Board of Commissioners in its supervision responsibilities, including identification of matters which require the attention of Board of Commissioners; and to perform other tasks in relation to the duties of Board of Commissioners which, among others, include:

  1. To review of financial information that will be released by the Company to the public and or authorities, such as financial statements, financial projections, and other reports relating to the financial information of the Company;
  2. To review of the degree of the Company’s compliance with the laws and regulations in the Capital Market industry, and other related regulations relevant to the activities of the Company;
  3. To provide independent advice or solution to any disagreements between management and independent accountant regarding the service rendered;
  4. To provide recommendation to the Board of Commissioners regarding the appointment of the independent accountant based on independency, scope of engagement and fees;
  5. To review of the implementation of audits by internal auditor and supervision of follow-up actions on the findings of internal auditor by the Board of Directors;
  6. To review of the implementation of risk management by the Board of Directors, in the case where the Company does not have risk-monitoring function under the Board of Commissioners;
  7. To review of any complaints regarding the accounting processes and financial statements of the Company;
  8. To review of and give recommendation to the Board of Commissioners regarding the Company’s potential conflict of interest; and
  9. To safeguard the confidentiality of Company’s documents, data and information.

 

In performing its duties, the Audit Committee had the following authorities:

  1. To access any Company’s records, data and information concerning its employees, funds, assets and other Company’s resources.
  2. To communicate directly with employees including the Board of Directors and those performing internal audit, risk management, and independent accountant functions related to the Audit Committee’s duties and responsibilities.
  3. To obtain and involve independent parties outside the Audit Committee to assist in the implementation of its duties (if needed) and;
  4. To perform other authorities given by the Board of Commissioners.

D. THE COMPOSITION, STRUCTURE AND REQUIREMENTS OF AUDIT COMMITTEE MEMBERS

  1. The audit committee shall work in a professional and independent manner to assist and strengthen the functions of the Board of Commissioners in carrying out the function of supervision over financial reporting, audit, internal control and corporate governance implementation processes by the Board of Directors in managing the Company
  2. Audit Committee members shall be appointed and dismissed by the Board of Commissioners;
  3. The Audit Committee shall comprise of, at least, 3 (three) persons, one of whom shall be an Independent Commissioner of the Company and concurrently serves as Chairman of the Audit Committee;
  4. An Independent Commissioner is required to meet the following criteria :

a. Independent Commissioner shall not be a person whose job, authority and responsibility include the planning, directing, controlling, or supervising the activities of the Company within past 6 (six) months.

b.Independent Commissioner shall have no shares of the Company, either directly or indirectly.

c. Independent Commissioner shall have no affiliation relationship with the Company, members of the Board of Commissioners, member of the Board of Directors or any majority shareholders of the Company; and

d. Independent Commissioner shall have no business relationship, directly or indirectly, in relation to the business activities of the Company.

Criteria for Audit Committee members, among others, include :

  1. An Audit Committee member must possess high integrity, adequate capability, knowledge and experience in accordance with his scope of work, as well as the ability to communicate effectively.
  2. An Audit Committee member must have sound understanding of financial statements, the Company’s business, audit processes, risk management and the laws and regulations of the Capital Market and other relevant laws and regulations;
  3. An Audit Committee member must adhere to the code of ethics of the Audit Committee as prescribes by the Company;
  4. An Audit Committee member shall be willing to increase his competence through continuing education and training;
  5. An Audit Committee member shall have at least one member whose educational background is accountancy or finance;
  6. An Audit Committee member shall not be an insider of Public Accountant Offices, Law Firms, Public Appraisal Firm or other parties that provide assurance services, non-assurance services, appraisal and or other consultancy services to the Company in the past 6 (six) months;
  7. An Audit Committee member shall not be a person whose job, authority and responsibility include the planning, directing, controlling, or supervising the activities of the Company within the past 6 (six) months, with the exception of Independent Commissioner;
  8. An Audit Committee member shall have no direct or indirect shares ownership in the Company.
  9. In the event where any of the Audit Committee members receives Company’s share directly or indirectly arising from a legal event, the said shares must be transferred to another party no later than 6 (six) month after obtaining those shares.
  10. An Audit Committee member shall have no affiliation relationship with the member of the Board of Commissioners, member of the Board of Directors or any majority Shareholders of the Company; and
  11. An Audit Committee member shall have no direct or indirect business relationship in relation to the business activities of the Company.

 

 

E. IMPLEMENTATION AND WORK PROCEDURE

The Audit Committee prepares and implements the Audit Committee meeting plan which represents the work programs and procedures for the Audit Committee. The planner states the time schedules and frequency of meetings for the year, party/parties involved in such meetings including among others, management, internal auditor, independent accountant and other parties, and issues/topics to be discussed in the meetings. The said topics shall include but not limited to financial statements and other matters concerning financial information of the Company, independent accountant, internal auditors and others.

F. MEETINGS OF AUDIT COMMITTEE

  1. The Audit Committee must hold at least 1 meeting in 3 (three) months.
  2. Audit Committee meetings can be held if attended by at least ½ (one half) of the total number of the Committee members.
  3. Decisions made by the Committee shall be based on deliberation and consensus (musyawarah untuk mufakat).
  4. Each Audit Committee meeting shall be noted in the minutes of meetings, including any dissenting opinions, signed by all attending Audit Committee member.

 

G. REPORTING

1. The Audit Committee shall submit a report to the Board of Commissioners on each assignment given.

2. The Audit Committee must prepare an Annual Audit Committee Report to the Board of Commissioners regarding its activities which shall be published in the Company’s annual report. Such Report shall include matters such as :

a. Composition of the Audit Committee, including names, position and the independency status of its members;

b. Purpose and scope of work of the Audit Committee.

c. The number of Committee Audit meetings held during the year and details of attendance of each of the members of Audit Committee.

d. Summary of the implementation of the Committee’s duties and responsibilities during the current year, including but not limited to :

i. Violation by the Company of any prevailing laws or regulations (if any).

ii. Errors / mistakes in the preparation of financial statements, internal controls and independency of public accountants (if any).

iii. Review of Directors and Commissioners compensation packages in compliance with the provisions set out at the Annual General Meeting.

iv. Conclusion or recommendation.

3. The Company shall inform the Financial Services Authority (previously known as capital Market – Financial Institutions Supervisory Agency) of the appointment and dismissal of Audit Committee no later than 2 (two) working days after the said appointment or dismissal

4. Information on the said appointment and dismissal of Audit Committee must be put on the websites of stock exchange and or the Company website.

 

H. PROVISION CONCERNING THE HANDLING OF COMPLAINTS OR REPORTS ON SUSPICION OF VIOLATION RELATING TO FINANCIAL REPORT

The Audit Committee shall perform a review in the event where a staff has raised concerns about possible improprieties relating to matter of financial reporting or other matters, and ensure that an Independent investigation into such matters has been executed and appropriate follow-up measures have been taken up.

I. INDEPENDENCE

Term of service of Audit Committee members shall not be longer than that of the Board of Commissioners as stipulated in the Article of Association. Reappointment shall only be for 1 (one) subsequent term.