Eratex Banner

 

Piagam Unit Kerja Audit Internal

Charter Internal Audit Work Unit

 

A. PENDAHULUAN

I. LATAR BELAKANG

PT ERATEX DJAJA, didirikan tahun 1972. Perusahaan ini bergerak dalam bidang textile dan Garment. Pada tahun 1990 PT ERATEX DJAJA menjadi perusahaan public yang terdaftar dalam Bursa Efek Jakarta.

Tugas Kepengurusan perusahaan tersebut diatas harus dilaksanakan sesuai dengan kaidah kaidah Good Corporate Governance (GCG). Yang meliputi transparansi, kemandirian, akuntabilitas, dan pertanggung jawaban serta kewajaran (fairness) sesuai dengan prinsip korporasi yang sehat dan taat kepada peraturan perundang-undangan.

Suatu mekanisme dan sistem pengendalian internal merupakan selah satu sarana utama untuk dapat memastikan bahwa pengetolaan perusahaan telah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip GCG yang diinginkan tersebut. Hal ini menunjukkan bahwa pengawasan intern merupakan hal yang sangat penting untuk menjamin tercapainya

 

II. PIAGAM INTERNAL AUDIT

Piagam audit ini merupakan dokumen formal yang berisi pengakuan dan komitmen pimpinan PT ERATEX DJAJA, Tbk atas keberadaan Unit Kerja Internal Audit. Piagam ini dijadikan dasar dan pedoman serta acuan kerja dalam pelaksanaan tugas-tugas pengawasan para auditor di Unit Kerja Internal Audit agar dapat bekerja secara professional sesuai dengan tujuan penugasannyn. Dan sekaligus sebagai sarana komunikasi untuk dapat ditcrima, didukung serta diketahui oleh unit kerja lainnya, agar dapat tercapai saling pengertian dan kerjasama yang balk dalam mewujudkan visi dan misi PT ERATEX DJAJA, Tbk.

 

III. VISI, MISI, DAN NILAI-NILAI

a. VISI

Menjadi Mitra kerja Unit lain yang independent, obyektif, professional, terpercaya, tanggap, untuk mendukung tugas direksi dan jajaran manajemen dalam usahaa mencapai sasaran perusahaan

b. MISI

1. Membantu Manajemen dalam mencapai kinerja perusahaan melalui peningkatan efisiensi dan efektivitas kegiatan perusahaan

2. Meningkatkan kompetensi sehingga menjadi auditor internal yang professional.

3. Mengupayakan pelayanan konsultasi di bidang administrasi, keuangan, akuntansi, dan perpajakan untuk meningkatkan nilai-nilai perusahaan dan sistem-sistem pendukungnya.

c. ATRIBUT

Sebagai mitra kerja Unit Kerja Internal Audit hares mampu memberi konsultasi dalam meningkatkan nilai-nilai perusahaan dan dapat dipercaya, melalui proses kerja yang:

a. Berfokus pada proses bisnis perusahaan

b. Berfokus pada pelayanan pelangganan

c. Bersikap proaktif, tanggap, terpercaya, dan obyektif

d. Berkomunikasi secara efektif baik lisan maupun tertulis

e. Mengukur sukses berdasarkan kualitas selain kuantitas

f. Mampu menemukenali akar masalah dan deteksi dini

g. Mampu menyajikan temuan secara obyektif dan patensial

h. Mampu menyampaikan rekomendasi yang efektif dan terimplementasi

 

B. UNIT KERJA INTERNAL AUDIT

I. KEDUDUKAN DAN FUNGSI

KEDUDUKAN

a. Unit Kerja Internal Audit adalah pelaku tugas di bidang pengawasan intern perusahaan yang berkedudukan di bawah Direktur Utama.

b. Unit Kerja Internal Audit dipimpin oleh seorang Kepala Unit yang dalam organisasi dalam melaksanakan tugas bertanggung-jawab langsung kepada Direktur Utama.

 

FUNGSI

Unit Kerja Internal Audit adalah Unit kerja yang bersifat independent dan berfungsi untuk:

a. Membantu Direktur Utama dalam penerapan Good Corporate Governance (GCG) yang meliputi pemeriksaan / audit , penilaian, penyajian, evaluasi, saran perbaikan serta konsultasi di bidang administrasi, akuntansi, keuangan, dan perpajakan kepada unit kerja untuk dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab secara efektif dan fisien sesuai dengan kebijakan yang ditentukan oleh perusahaan dan RUPS.

b. Memastikan bahwa sistem pengendalian intern berjalan efektif dan memadai.

c. Merupakan mitra dalam penyempurnaan kegiatan pengelolaan perusahaan, memberikan nilai tambah melalui rekomendasi atas hasil audit yang dilakukannya.

 

II. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

Tugas dan tanggung jawab Unit Kerja Internal Audit adalah:

a. Melaksanakan pemeriksaan/audit terhadap jalannya sistem pengendalian intern pada penerapan Good Corporate Governance dalam penyajian penilaian sesuai ketentuan / kebijakan peraturan perusahaan yang berlaku

b. Melakukan analisis dan evaluasi terhadap efektifitas sistemdan prosedur

c. Melakukan pengawasan dan pemeriksaan atas kegiatan yang dilakukan dalam bidang:

  • Administrasi
  • Keuangan dan Akuntansi
  • Perpajakan
  • Operasional

d. Melakukan pengujian dan penilaian atas laporan berkala di lingkungan perusahaan

e. Melakukan penilaian dan memastikan agar kegiatan dari setiap unit kerja perusahaan telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang mengarah pada penerapan tata kelola perusahaan yang baik

f. Melakukan monitoring dan evaluasi atas hasil-hasil temuan audit serta menyampaikan saran perbaikan dan informasi yang obyektif tentang kegiatan yang diperiksa pada semua tingkat manajemen

g. Menyampaikan hasil audit yang telah dilaksanakan kepada Komite Audit.

h. Melaksanakan tugas khusus dalam lingkup pengendalian intern yang ditugaskan oleh Direktur Utama

 

III. WEWENANG UNIT KERJA INTERNAL AUDIT

Unit Kerja Internal Audit mempunyai kewenangan dalam hal:

a. Menyusun, mengubah dan melaksanakan kebijakan audit internal termasuk antara lain menentukan prosedur dan lingkup pelaksanaan pekerjaan audit

b. Akses terhadap seluruh dokumen, pencatatan, personal dan fisik, informasi tempat atas obyek audit yang dilaksanakannya, untuk mendapatkan data dan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugasnya.

c. Melakukan verifikasi dan uji keabsahan terhadap informasi yang diperolehnya, dalam kaitan dengan penilaian efektifitas sistem yang diauditnya

d. Melakukan komunikasi secara langsung dengan direksi, dewan komisaris, dan atau komite audit

e. Mengadakan rapat secara berkala dan insidentil dengan direksi, dewan komisaris dan atau komite audit

f. Melakukan koordinasi kegiatannya dengan auditor eksternal

Unit Kerja Internal Audit tidak mempunyai kewenangan pelaksanaan dan tanggung jawab atau aktivitas yang direview/diaudit, tetapi tanggung jawab Unit Kerja Internal Audit adalah pada penilaian dan analisa atas aktifitas tersebut

IV. LINGKUP KERJA UNIT KERJA INTERNAL AUDIT

Lingkup kerja Unit Kerja Internal Audit mencakup:

a. Audit atas Laporan keuangan untuk memastikan bahwa laporan keuangan disajikan sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan

b. Unit Kerja Internal Audit dapat melakukan audit kepatuhan (compliance) atas pelaksanaan tugas Unit Kerja untuk menilai ketaatan atas kebijakan perusahaan dan peraturan perundang-undangan lainnya yang dikeluarkan pihak eksternal dan evaluasi tentang kemampuan, efektivitas ketaatan dan kualitas pelaksanaan tugas seluruh unit kerja dalam lingkungan PT ERATEX DJAJA, Tbk alas perintah Direktur Utama PT ERATEX DJAJA, Tbk.

c. Unit Kerja Internal Audit dapat melakukan audit Kinerja (Operasional) untuk menilni efektivitas dan efisiensi dari suatu Unit Kerja

d. Unit Kerja Internal Audit dapat melakukan audit investigasi bila ditengarai ada indikasi kecurangan (Fraud)

e. Unit Kerja Internal Audit dapat berkoordinasi dengan Komite Audit dalam hal :

  • Membahas hasil temuan audit
  • Menyampaikan Laporan Audit Internal secara berkala
  • Mengadakan rapat berkala untuk membahas temuan hasil audit

C. STANDAR AUDIT / NORMA PEMERIKSAAN

I. UMUM

Standar audit merupakan syarat yang dipenuhi untuk menjaga kualitas kinerja auditor dan basil auditnya dalam pelaksanaan tugas. Standar audit sangat menekankan tidak hanya terhadap pentingnya loyalitas professional auditor tetapi juga terhadap bagaimana auditor mengambil pertimbangan dan keputusan waktu audit dan pelaporan.

Hasil audit internal yang memenuhi standar sangat membantu pelaksanaan tugas manajemcn unit kerja yang diaudit, maupun audit eksternal

Standar audit ini merupakan ketentuan yang harus dipatuhi oleh Unit Kerja Internal Audit dan auditor internal yang mencakup persyaratan mengenai

a. Professionalitas auditor dan Unit Kerja Internal Auditor

b. Lingkup kerja audit

c. Pelaksanaan dan Pelaporan Audit

d. Pengelolaan Unit Kerja Internal Auditor

 

II. PERSYARATAN PROFESIONALISME AUDITOR DAN UNIT KERJA INTERNAL AUDIT

a. Standar Independensi

Dalam melaksanakan tugasnya Unit Kerja Internal Audit dan auditornya haruslah Independent dari aktivitas yang diauditnya. Untuk dapat melakukan hal ini, maka Organisasi Unit Kerja Internal Audit dan auditornya haruslah berada dibawah dan bertanggung-jawab langsung kepada Direktur Utama :

1. Bersikap independent yaitu dapat melakukan tugas audit dengan bebas baik secara organisatoris maupun secara pribadi terhadup auditee dan organisasinya. Dengan demikian dapat mernberikan pendapat penting yang tidak memihak dan tidak berprasangka dalam pelaksanaan dan pelaporan hasil audit.

2. Bersikap obyektif yaitu jujur terhadap diri sendiri serta yakin bahwa basil kerjanya dapat diandalkan, dipercaya, dan bebas diri pengaruh pihak-pihak lain. Untuk itu tidak boleh mengesampingkan pertimbangan-pertimbangun obyektif yang ditemui dalam tugas auditnya.

3. Menjaga integritas yaitu tidak memanfaatkan inforrnasi yang diperoleh untuk kepentingan atau keuntungan pribadi atau hal-hal lain yang patut diduga dapat disalahgunakan baik oleh dirinya sendiri atau oleh pihak lain yang tidak berhak

4. Memiliki kompetensi dalam menerapkan pengetahuan, keahlian, dan pengalaman audit.

b. Standar Keahlian

Audit Internal haruslah dilaksanakan oleh auditor-auditor internal yang baik secara individu ataupun secara kolektif mempunyai kecakapan professional yang memadai dan kecermatan yang seksama untuk bidang tugasnya.

Tanggung Jawab Unit Kerja Internal Audit untuk memenuhi standar kecakapan professional dengan mempertimbangkan penugasan tenaga auditor internal yang memenuhi syarat tuntutan tugas baik dari segi pendidikan, kemampuan teknis, luas cakupan dan kompleksitas tugas audit tersebut.

Menugaskan tim audit yang terdiri dari Ketua Tim Audit, anggota tim audit yang berpengalaman dan ahli sehingga terlaksana supervisi yang baik, mulai dari perencanaan, pelaksanaan audit, pelaporan audit dan monitoring tindak lanjut hasil audit.

Tanggung jawab adutior internal meliputi sebagai berikut:

1. Kepatuhan pada Standar Audit dan Kode Etik Unit Kerja Internal Audit.

2. Penguasaan atas pengetahuan (teori) dan kecakapan (praktek) disiplin ilmu tertentu yang berkaitan dengan tugas auditnya.

3. Meningkatkan kemampuan komunikasi lisan dan tertulis sehingga dapat berkomunikasi secara efektif dengan auditee dan manajemen perusahaan.

4. Menjaga dan meningkatkan kemampuan profesisionalnya dengan memperhatikan cakupan kerja audit, materialitas / signifikansi permasalahan, standar operasi yang dapat diterima / dipatuhi pelaksanaannya, tingkat kehandalan dan efektifitas pengendalian sistem operasi yang ada, biaya audit dibandingkan potensi manfaat yang diperoleh.

 

III. PERSYARATAN LINGKUP KERJA AUDIT

a. Lingkup kerja audit terdiri atas:

1. Audit bidang Keuangan dan Akuntansi

2. Audit kepatuhan (compliance) untuk menilai kepatuhan atas kebijakan perusahaan, dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3. Audit Sistem dan prosedur untuk menilai kehandalan dan efektifitas sistem pengendalian intern.

4. Audit Kinerja (Operasional) untuk menilai kinerja pelaksanaan suatu kegiatan apakah sumber daya dan dana telah digunakan secara efisien dan apakah tujuan dari program dan kegiatan yang telah direncanakan telah dicapai secara efektif.

b. Pelaksanaan audit intern harus memastikan terdapatnya:

1. Kehandalan dan kebenaran informasi keuangan operasi perusahaan. Auditor internal harus memeriksa cara yang digunakan untuk mengindentifikasi, mengklasifikasi, mengukur, dan melaporkan informasi-informasi tersebut, sehingga kehandalan dan kebenarannya dapat dipastikan. Untuk itu penyajian laporan keuangan dan operasi perusahaan harus diuji apakah telah akurat, handal, tepat waktu, lengkap, dan mengandung informasi yang bermanfaat serta sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku.

2. Kepatuhan terhadap kebijakan, rencana kerja dan Anttaran, prosedur dan peraturan perundang-undangan.

3. Kehandalan dan efektifitas sistem pengendalian intern yang memadai.

4. Efisiensi pemakaian sumber daya perusahaan, untuk ini auditor internal harus memeriksa apakah:

  • Standar operasi telah dibuat sehingga mampu untuk mengukur efisiensi dan penghematan yang dicapai.
  • Standar operasi yang digunakan dapat dipahami dengan mudah dan baik serta dapat dilaksanakan secara efektif.
  • Penyimpangan terhadap standar operasi dapat mudah diidentifikasi, dianalisa, dan dapat dilaporkan kepada penanggung-jawab kegiatan untuk diambil langkah perbaikan
  • Terdapat kondisi dimana sarana yang digunakan dibawah standar kerja yang non produktif, kelebihan / kekurangan tenaga kerja, penggunaan sistem / sarana yang kurang dapat dipertanggung-jawabkan dari segi biaya.

5. Hasil keluaran suatu kegiatan atau operasi sesuai dengan sasaran dan tujuan yang ingin dicapai. Untuk ini auditor internal harus memeriksa apakah:

  • Program / operasi tersebut dilaksanakan sesuai rencana
  • Kriteria yang dipakai untuk mengukur hasil yang diperoleh tlah memadai dan sesuai dengan tujuannya
  • Informasi dan data mengenai hasil yang diperoleh memang dapat dibandingkan dengan kriteria yang disusun dan sesuai dengan tujuannya.
  • Temuan hasil audit secara terpadu telah dikomunikasikan kepada pimpinan unit terkait untuk perbaikan

IV. PERSYARATAN PELAKSANAAN DAN PELAPORAN AUDIT

Adapun tahapan-tahapan suatu proses audit adalah sebagai berikut:

a. Norma Perencanaan Audit

Untuk melaksanakan tugas dan tanggung-jawabnya Unit Kerja Internal Audit perlu menyusun perencanaan kegiatan yang kosisten dan sesuai dengan program dan sasaran perusahaan yang meliputi:

  • Rencana kerja audit berkala
  • Rencana kerja audit tahunan berikutnya yang dijabarkan dalam rencana kerja manajemen

Auditor intenal harus merencanakan setiap pelaksanaan audit dengan baik, untuk itu auditor internal harus mendokumentasikan rencana kerja audit dengan memperhatikan hal-hal berikut:

  • Jenis dan luasnya cakupan kerja audit yang akan dilaksanakan
  • Informasi dan latar belakang mengenai obyek audit, bila perlu dilakukan peninjauan lapangan guna memperoleh informasi mengenai praktek obyek yang akan diaudit. Bila pernah diaudit maka perlu diperiksa bagaimana hasil pelaksanaan tindak lanjut yang pernah disarankan, dan bagaimana dampaknya terhadap audit yang dilakukan
  • Sasaran audit harus dinyatakan dengan jelas sehingga auditor dapat mengetahui dengan tepat masalah-masalah khusus apa yang harus mendapatkan prioritas pemeriksaan / audit
  • Penentuan prosedur teknik audit yang dapat digunakan untuk memastikan bahwa aduti dapat mencapai sasarannya
  • Kebutuhan sumber daya pelaksanaan audit, yang meliputi jumlah auditor dan bidang keahlian yang diperlukan, tingkat pengalaman yang diinginkan, sarana kerja yang dibutuhkan dan biaya pelaksanaan audit
  • Mengkomunikasikan rencana audit dengan pihak terkait terutama mengenai bentuk, aktivitas, jadwal kegiatan, sumber daya yang diperlukan dan rencana survey awal sebelum audit dilaksanakan. Survey awal dimaksud untuk mengurangi risiko audit dan hal-hal rawan yang perlu diantisipasi / pendalaman lebih lanjut
  • Format rencana susunan laporan hasil audit dan rencana kepada siapa saja laporan hasil audit tersebut didistribusikan
  • Mendapat persetujuan dari Kepala Unit Kerja Internal Audit selaku penanggung jawab audit sebelum audit dimulai

b. Norma Pelaksanaan Audit

Dalam melaksanakan audit, Auditor Internal harus menggunakan prosedur dan teknik yang memadai dalam melakukan pengumpulan, pemeriksaan, evaluasi dan analisisi informasi serta mendokumentasikan hasil kerjanya sedemikian rupa sehingga:

  • Semua Informasi yang terkait dengan tujuan dan ruang lingkup audit beserta bukti faktual yang diperoleh telah memenuhi kebutuhan audit
  • Kapasitas apakah prosedur dan teknik audit yang dipakai termasuk metode sampling, metode pengklasifikasian hingga penarikan kesimpulan hasil temuan audit sesuai dengan sasaran audit
  • Auditor harus wspada terhadap situasi dan transaksi yang dapat menunjukkan kemungkinan adanya penyimpangan penyalahgunaan wewenang serta tindakan kecurangan (Fraud)
  • Obyektivitas dalam memulai pengumpulan informasi hingga penarikan kesimpulan hasi temuan audit tetap terjaga
  • Harus diperoleh bukti cukup, kompeten, dan relevan sebagai dasar untuk menyusun pertimbangan kesimpulan serta saran tindak lanjut
  • Format kertas kerja pemeriksaan harus dibuat oleh auditor dan disimpan sebagai bahan analisis dan kesimpulan audit dengan ketentuan sebagai berikut:
  • Cakupan lengkap dan jelas
  • Tampilannya rapi, jelas, ringkas
  • Sistematikanya mudah dibaca dan dimengerti
  • Informasi yang disampaikan relevan dan tepat dengan tujuan audit

c. Norma pelaporan pemeriksaan

Auditor Internal harus melaporkan hasil audit kepada Kepala Unit Kerja Internal Audit dan selanjutnya Laporan Hasil Pemeriksaan disampaikan kepada Direktur Utama / pemberi tugas  dan auditee dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

  • Draft Laporan Hasil Pemeriksaan yang berisi butir-butir kesimpulan dan rekomendasi haruslah direview dan didiskusikan bersama tim audit untuk menghindari kesalahpahaman
  • Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) harus mengungkapkan gambaran singkat (berisi tujuan, lingkup kerja, metodologi audit), hasil pemeriksaan, kesimpulan yang merupakan opini auditor internal serta rekomendasi yang dibaut tertulis dan disampaikan kepada pejabat yang berwenang secara tepat waktu
  • Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) harus bersifat obyektif (tidak memihak), jelas (mudah dimengerti, logis, lugas, dan sederhana), singkat (langsung ke inti masalah), konstruktif (membantu auditee ke arah perbaikan daripada kritik), mengungkap hal-hal yang masih merupakan masalah yang belum dapat diselesaikan sampai audit berakhir, mengemukakan pengakuan atas suatu prestasi atau suatu perbaikan
  • Dalam hal terjadi perbedaan pendapat antara tim audit dengan auditee mengenai hasil temuan dan kesimpulan hasil audit, maka perbedaan pendapat ini harus juga diungkapkan dalam laporan hasil audit
  • Pimpinan Unit Kerja Internal Audit harus mereview dan menyetujui Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) sebelum menerbitkan dan mendistribusikan Laporan Hasil Pemeriksaan tersebut.

d. Norma Tindak Lanjut

Unit Kerja Internal Audit harus menindaklanjuti Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) yang telah disetujui oleh Direktur Utama (pada lembar disposisi) untuk mendapatkan kepastian langkah yang tepat atas hasil temuan audit telah dilaksanakan. Jika Pimpinan Unit Kerja yang bersangkutan memutuskan untuk tidak mengikuti saran tindak lanjut atas dasar pertimbangan tertentu, maka Unit Kerja Internal Audit harus melapor kepada Direktur Utama (Direksi)

V. PERSYARATAN PENGELOLAAN UNIT KERJA INTERNAL AUDIT

Kepala Unit Kerja Internal Audit beserta Auditornya wajib berusaha mengelola dan mengembangkan secara terus menerus agar Unit Kerja Internal Audit dapat berfungsi sesuai dengan visi, misi, atribut dan tanggung-jawabnya. Untuk dapat melaksanakan hal tersebut diatas maka:

a. Unit Kerja Internal Audit harus mempunyai uraian tertulis mengenai tujuan, wewenang dan tanggung-jawabnya, kode etik yang dibuat dalam bentuk Unit Kerja Internal Audit Charter yang disyahkan oleh Komisaris dan Direksi

b. Unit Kerja Internal Audit harus menerbitkan Buku Panduan Kerja (Audit Manual) yang antara lain berisikan standar dan prosedur audit.

c. Unit Kerja Internal Aduit harus mempunyai Rencana Kerja yang sesuai dengan Internal Audit Charter (Internal Auditor Charter)

d. Unit Kerja Internal Auditor harus mempunyai program untuk pemenuhan kebutuhan SDM dan program pengembangannya yang meliputi:

  • Uraian tugas setiap jenjang auditor dan persyaratan kualifikasinya
  • Program pelatihan dan pengembangan bagi setiap auditor dan staff Unit Kerja Internal Audit
  • Penilaian kinerja dan konseling bagi setiap auditor dan staff sebagai bagian dan proses pengembangan professionalismenya

e. Kepala Unit Kerja Internal Audit harus melakukan evaluasi kinerja Unit Kerja Internal Audit telah sesuai dengan Internal Audit Charter dan tujuan perusahaan

D. KODE ETIK

I. UMUM

Hasil kerja Unit Kerja Internal Audit sangat ditentukan oleh hasil kerja auditor internalnya. Hasil kerja ini sangat bermanfaat bagi Unit Kerja Internal Audit dan terutama bagi perusahaan. Untuk keperluan ini maka perlu disyaratkan suatu kode etik yang mengatur perilaku dan kepatuhan para internal auditor lebih dari tuntunan perundang-undangan. Kode etik ini mengatur prinsip dasar perilaku yang dalam pelaksanaannya memerlukan pertimbangan yang seksama dari masing-masing auditor. Pelanggaran terhadap kode etik ini dapat mengakibatkan yang bersangkutan mendapat peringatan bahkan diberhentikan dari tugas audit atau perusahaan.

 

II. STANDAR PERILAKU INTERNAL AUDITOR

Auditor Internal harus memegang teguh dan mematuhi kode etik profesi yang mengacu kepada International Standar for the Professional Practices  of Internal Auditing dari the Institute of Internal Auditor diantaranya sebagai berikut:

a. Berperilaku dan berikap jujur, obyektif dan cermat dalam melaksanakan tugas

b. Memiliki integritas dan loyalitas tinggi terhadap profesi, perusahaan, dan Unit Kerja Internal Audit

c. Menjaga kerahasiaan informasi dan tidak memaparkan informasi tersebut tanpa persetujuan yang berwenang, kecuali bila diwajibkan untuk melakukan itu berdasarkan tuntutan hukum atau profesi

d. Memiliki kompetensi dalam menerapkan pengetahuan, keahlian, dan pengalaman yang diperlukan dalam pelaksanaan audit.

e. Menghindari kegiatan atau perbuatan yang merugikan atau patut diduga dapat merugikan profesi internal auditor

f. Menghindari aktivitas yang bertentangan dengan kepentingan perusahaan atau yang mengakibatkan tidak dapat melakukan tugas dan kewajiban secara subyektif

g. Tidak menerima imbalan / suap dari pihak manapun yang terkait dengan temuan

h. Mematuhi sepenuhnya standar profesi auditor internal, kebijakan perusahaan dan peraturan perundang-undangan

i. Memelihara dan mempertahankan moral dan martabat audit internal

j. Tidak memanfaatkan informasi yang diperoleh untuk kepentingan atau keuntungan pribadi atau hal lain yang menimbulkan atau patut diduga dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan dengan alasan apapun

D. PENUTUP

Dengan ini Direktur Utama atas atas persetujuan Dewan Komisaris PT ERATEX DJAJA Tbk menetapkan penggunaan Piagam Unit Kerja Internal Audit sebagai acuan kerja Unit Internal Audit dan menginstruksikan kepada seluruh karyawan untuk menunjukkan kerjasama dengan Unit Kerja Internal Audit guna mewujudkan butir-butir yang termuat dalam piagam ini. Piagam ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan dievaluasi secara berkala untuk penyempurnaan

A. FOREWORD

I. BACKGROUND

PT ERATEX DJAJA, was in 1972. The company is in the textile and garment business. In 1990 PT ERATEX DJAJA became a public company listed the Jakarta Stock Exchange.

 

The Management of the said company has to be implemented in accordance with Good Corporate Governance principle. The principle includes transparency, independence, accountability, responsibility and fairness in accordance with healthy corporate principles and compliance with the law regulations.

A mechanism and internal control system is one of the mail tools to ensure that the management of the company has been done in accordance with the said desired GCG. This shows that the internal control is a very important matter to ensure company objectives are met.

 

 

II. INTERNAL AUDIT CHARTER

Audit charter is a formal document containing statement and commitment of the engagement of PT ERATEX DJAJA Tbk of the existance of Internal Audit Work Unit. This charter is used as the basis, guideline and work reference for the auditors to do their overseeing function in Internal Audit Work Unit so that they are able to work professionally according to their assignments. And the charter is also a means of communication for acceptance, support and information by other work units to attain mutual undestanding and good cooperation in realizing the vision and missions of PT ERATEX DJAJA Tbk.

 

III. VISION, MISSION, AND VALUES

a. VISION

To become one other work Partner Unit that is independent, objective, professional, trustworthy and responsive to support the duty of the Board and Management in their Effort to reach company's objectives

b. MISSION

1. To assist Management in meeting company's performance through increasing efficiency and effectiveness of company activities.

2. To increase competency to become professional internal auditors.

3. To provide consulting services in the administration, finance, accounting and taxation to advance company values and its supporting systems.

 

c. ATTRIBUTES

As business partner, Internal Audit Work Unit must be able to give consultation to advance company values and to be trustworthy through work process that is:

a. Focused on company business process

b. Focused on servicing customers

c. Proactive, responsive, trustworthy and objective

d. To communicate effectively either orally or in writing

e. To gauge success bsed on quality aside from quantity

f. Capable in finding and recognizing root of problems and detecting them early

g. Capable in presenting its findings objectively and potentially

h. Capable of giving effective recommendation that is applicable

 

 

B. INTERNAL AUDIT WORK UNIT

I. POSITION AND FUNCTION

POSITION

a. Internal Audit Work Unit is assignment agent in internal company supervision and positioned undert the President Director.

b. Internal Audit Work Unit is led by one Unit Head who within the organization and while doing his assignment is responsible directly to the President Director.

 

FUNCTION

Internal Audit Work Unit is a work Unit that is independent and has function to:

a. Assist the President Director in implementing Good Corporate Governance (GCG) that includes inspecting / audit , asessment, presentation, evaluation, suggestions for improvements and consultation in the field of administration, accounting, finance and taxation to work units so they are able to do their tasks and to be responsible in a an effective and efficient manner in accordance with the policy determined by company and GSM.

b. Ensure that internal control system runs effectively and adequately.

c. Be a partner in perfecting company management activity, giving value added through recommendations over results of their implemented audit.

II. DUTY AND RESPONSIBILITY

Duty and responsibility of Internal Audit Work Unit is:

 

a. To impact / audit the running of internal control system in applying Good Corporate Governance, in presenting assesment according to the stipulations / valid company regulations

b. To do analysis and evaluation toward system and procedure effectiveness

c. To do supervision and audit activity done in the fields of:

  • Administration
  • Finance and Accounting
  • Taxation
  • Operation

d. To test and to assess periodical reports within the company

e. To assess and to ensure that activity of each company work unit is done according to the stipulation aimed at good corporate governance application

 

f. To do monitoring and evaluation over audit findings and to convey suggestions to improve and ovjective information on audited activity of all levels of management

g. To convey results of implemented audit to Audit Committee.

h. To do special assignment within the scope of internal contorl given by the President Director

 

 

III. AUTHORITY OF INTERNAL AUDIT WORK UNIT

Internal Audit Work Unit has authority on:

a. Preparing, revising and implementing internal audit policy including among others determining procedure and implementing socpe of audit work

b. Access over all documents, records, individual, and physical, information of location where the object is audited to gain data and information relevant to implementing their assignments.

 

c. To verify and to test validity of information received in regards to assessing effectiveness of audited system

 

d. To directly communicate with board of directors, board of commissioners and or audit committee

e. To meet periodically and incidentally with board of directors, board of commissioners and/or audit committee

f. To coordinate its activity with external auditors

Internal Audit Work Unit does not have authority in implentation or resposibility over reviewed / audited activity, but its responsibility is on assessing and analysing the said activity.

IV. WORK SCOPE OF INTENAL AUDIT WORK UNIT

Work scope of Internal Audit Work Unit includes:

a. Audit of financial report to ensure that financial report is presented in accordance with Financial Accounting Standard

b. Internal Audit Work Unit can do compliance audit on Work Unit assignment implementation to assess compliance of company policy and other law regulations issued by external party, and evaluation of ability, compliance effectiveness and quality of tas execution of all work units within PT ERATEX DJAJA Tbk as ordered by President Director of PT ERATEX DJAJA Tbk.

 

c. Internal Audit Work Unit can do Performance (operations) audit to assess effectiveness and efficiency of a Work Unit

d. Internal Audit Work Unit can do investigation audit if presumed there is indication of fraud

e. Internal Audit Work Unit can coordinate with Audit Committee on matters such as:

  • To discuss result of audit findings
  • To convey intenal Audit Report periodically
  • To meet periodically to discuss audit findings

 

C. AUDIT STANDARD / AUDIT NORMS

I. GENERAL

Audit standard is a requirement that has to be met to maintain quality of auditor's performance, and their audit result in doing their assignments. Audit standard emphasizes not only on the importance of auditor's professional loyalty, but also on how an auditor considers and makes a decision during audit and reporting.

Internal audit result that fulfills the standard is very helpful for audited work unit management to implement their assignments, and also for external audit.

This audit standard is a stipulation that must be complied with by Internal Audit Work Unit and Internal auditors. The audit standard includes:

a. Professionalism of auditor and Internal Auditor Work Unit

b. Audit work scope

c. Audit reporting and implementation

d. Internal Auditor Work Unit Management

 

II. PROFESSIONALISM REQUIREMENT FOR AUDITOR AND INTERNAL AUDIT WORK UNIT

a. Independency standard

In implementing their work Internal Audit Work Unit and Auditors must be independent of activity that they audit. To enable them to do so, Internal Audit Work Unit Organization and Auditors must be positioned under and are responsible / report directly to the President Director  :

1. Behave independently which free audiors form either organizations or private wise towards auditee  and their organization. In this manne can auditors give important opinion that is impartial and is not prejudiced in the implementation and reporting of audit result.

2. Objective which means to be honest towards one self and to be sure that result of one's work can be counted on, believed, and free of influence of other parties. This means that one may not shelve objective considerations found in one's audit assignment.

3. To preserve integrity which means one does not tak advantage of gained information for one's interest of one's private gain or other matters that ca reasonably presumed to be a case of misuse either by one self or other parties who are not privy to the information

4. Competent in applying knowledge, skill and audit experience.

 

b. Standard Skills

Internal audit must be done by internal auditors who are individually on collectively have adequate profesional skills and accuracy in their assigned field.

 

Internal Audit Work Unit's responsibility to meet professional competency standard is by considering assigning internal auditors who satisfy requirements needed for the assignment both in terms of education, technical skills, scope, and complexity of said audit assignment.

To assign audit team consisting of Audit Team Head, audit team members who are experienced and skilled so goog supervision can be accomplished starting from planning, audit implementation, audit reporting and monitoring follow up of audit result.

Internal auditor's responsibility includes the following:

1. Compliance to Audit Standard and Intenal Audit Work Unit Ethics Code.

2. Mastery over knowledge (theory) and ability (practice) in certain disciplines related to audit assignment.

3. To increase oral and written communication ability to ensure effective communication with auditee and company management.

4. To keep and to increase professional ability by paying attention on audit work scope, material / problem significance, operation standard that can be accepted / complied with in its application, reliability level and effectiveness of existing operation system control, audit cost compared with potential benefit to be gained.

 

III. AUDIT WORK SCOPE REQUIREMENT

a. Audit work scope consists:

1. Audit in the field of Finance and Accounting

2. Compliance audit to assess compliance in Company policy, valid law regulations.

3. Audit system and procedure to assess reliability and effectiveness of internal control system.

4. Performance audit (operasional) to asses implementation performance of activity, whether manpower and funds have been used efficiently, and whether the objective of planned program and activity have been reached effectively.

 

 

b. Internal audit implementation mus ascertain:

 

1. Reliability and correctness of company operation funds information Internal auditor must check method used to identify, clarify, measure and reporting of said information s that reliability and correctness can ve ascertained. For this presentation of financial reporting and company operation must be tested whether it is already accurate, reliable, on time, compete, and contains useful information and in accordance with the valid accounting principles.

 

2. Compliance towards policy, work plan and budget procedure and low regulations.

3. Reliability and effectiveness of adequate internal control system.

4. Effeciency in company usage of manpower source, for this internal auditor must check whether:

  • Operation standard has been prepared so it is possible to measure efficiency and savings reached.
  • Operation standard used is good, can easily be understood, and can be applied effectively.
  • Deviation from operation standard can easily be identified, analyzed, and can be reported to the person responsible for activity to tak improving steps
  • A condition is found where tools used is below standard, work is non-productive, an excess / insufficient manpower and system / tools usage that cannot be justified in terms of cost.

 

5. Outcome result of an activity or operation is appropiate to the target and objective desired. for this internal auditor must check whether:

  • Program / said operation has been done as planned
  • Criteria used to measure the achieved result is adequate and according to the objective.
  • Information and data on achieved result can be compared with prepared criteria and is in accordance with the objective.
  • Result of integrated audit result finding has been conveyed to the related unit management for improvement

 

 

IV. AUDIT REPORTING AND IMPLEMENTATION REQUIREMENT

The stages for an audit process is as follows:

a. Audit Planning Norm

To implement its assignment and responsibility, Internal Audit Work Unit has to prepare activity:

  • Periodic audit work plan
  • Annual audit work plan for the following year is spelled out in management work plan

 

Internal auditor must plan each audit implementation well, and for this internal auditor must record audit work plan and ovserve the following matters:

 

  • Type and scope of audit work to be done

 

  • Information and background of audit object, and if necessary to do field observation with the purpose of getting information on the practice of object to be audited. If object has beeen audited, then it is necessary to check the implementation result of the suggested follow-up and its impact on the audit
  • Audit target must be stated clearly, so that auditor know precisely which specific problems to receive checking / audit priority

 

  • Decision on audit technique procedure that can be used to ascertain that audit has reached its objective
  • Manpower needs to implement audit covers totoal number of auditors and needed skills, desired level of experience, needed work tools and cost to do audit
  • To communicate audit plan with relevant party especially about type of acitvity, activity schedule, needed manpower and Preliminary survey plan before audit is done

 

  • Format of audit result report compilation plan and distribution planning of who will receive the audit result report.

 

  • To receive approval from the Internal Audit Work Unit Head as the person responsible for the audit, before the audi is started

b. Audit Implementation Norm

In Implementing audit, internal Auditor must use adequate procedure and technique in gathering, checking, evaluating and analyzing information as well as recording its work result so that:

  • All relevant information with objective and audit scope along with factual proof gained has met audit requirements.
  • Certainty whether procedure and audit technique used including sampling method, classification method till conclusion of audit finding result are according to audit objective.
  • Auditor must be alert towards situation and transaction that may point to the possibility of misuse of authority and fraud.
  • Objectivity in starting information gathering till conclusion of audit finding result is maintained

 

  • Must have sufficient proof, competency and relevance as basis for preparing conclusion and follow-up suggestions.
  • Format of checking working paper must be made by auditor and kept as analysis materila and audit conclusionwith the following stipulation:

 

  • Scope is complete and clear
  • Presentation is neat, clear and concise.
  • System is easily read and understood.
  • Conveyed information is relevant and according to its audit objective

c. Checking report norm

Internal auditor must report audit result to Head of Internal Audit Work Unit and next Checking Result Report is conveyed to the President Director / person wo gives the assignment and auditee while observing the following:

  • Checking Result Report draft containing conclusion points and recommendation must be reviewed and discussed together with audit team to avoid misunderstanding.
  • Checking Result Report (CRR) must reveal short description (containing objective, audit methodology work scope), checking result, conclusion that is the opinion of internal auditor and recommendation prepared in writing and conveyed to the authorized official in a timely manner.
  • Checking Result Report (CRR) must be objective (not taking sides), clear (easily understood, logical and simple), concise (immediately going into core problem), constructive (assisting auditee towards improvement rather that critic), revealing issues that remain to be problems not yet solved till the end of audit, pointing out acknowledgement ove an achievement or an imporvement.

 

  • In the event there is a difference of opinion between audit team and auditee over the finding results and audit result conclusion, difference in opinion must also be expressed in the audit result report.
  • Internal Audit Work Unit Head must review and approve the Checking Result Report (CRR) before issuing and distributing the said Checking Result Report.

d. Follow-up Norm

Internal Audit Work Unit must folow-up the Checking Result Report (CRR) that has been approved by President Director (on the page with authorized signature) to obtain certainty that the exact steps of the audit finding result have been followed. If the relevant Work Unit Head decided not to do the follow-up suggestions based on certain consideration, then the Internal Audit Work Unit must report to the President Director (the Board of Directors).

V. REQUIREMENT TO MANAGE INTERNAL AUDIT WORK UNIT

For the Internal Audit Work Unit to function according to the vision, mission, attribute and its responsibility, the Head of Internal Audit Work Unit and its auditors must make the effort to manage and to develop continually the following points:

a. Internal Audit Work Unit must have a written description over its objective, authority and responsibility, ethics code prepared in the form of the Internal Audit Work Unit Charter that is approved by the Commissioners and Directors

b. Internal Audit Work Unit must publish Audit Manual that contains among others audit standard and procedure.

c. Internal Audit Work Unit must have Work Plan that is in accordance with the Internal Auditor Charter

d. Internal Audit Work Unit must have a program to fill its Manpower needs and development program that includes:

 

  • Job descripition for each level of auditor and its qualification requirements
  • Training and development program for each auditor and staff of Internal Audit Work Unit
  • Performance assessment and counseling for each auditor and staff as part of its professional development process

e. Head of Internal Audit Work Unit must evaluate its unit performance with the purpose that the performance of Internal Audit Work Unit is in accordance with Internal Audit Charter and company objective.

D. ETHICS CODE

I. GENERAL

The work result of Internal Audit Work Unit is highly determinded by its Internal Auditor's work result. This work result is very beneficial to Internal Audit Work Unit and especially for company. For this purpose an ethics code is required to regulate behavior and compliance of internal auditor more so than law. Ethics code spells out basic behavior principle, and its implementation requires careful consideration from each auditor. Violation of ethics code may cause the relevant person to receive warning or even dismissed from his/her audit assignment or from the company.

 

II. INTERNAL AUDITOR BEHAVIOR STANDARD

Internal auditor must firmly hold on to and comply with profession ethics that refers to the International Standard for Professional Practice of Internal Audit of the Institute of Internal Auditor, some of which is as follows:

a. To be honest, objective and accurate in doing assignments

 

b. Has integrity and unswerving loyalty towards profession,  company and Internal Audit Work Unit;

c. To guard confidentiality of information and does not give the said information without the approval of the person with authority except if he is obligated to do so based on demands from the law or profession;

d. Has competency in applying knowledge, skills and needed experience in doing audit;

e. To avoid activity or damaging action or action that can reasonably be presumed to harm internal auditor profession;

f. To avoid action that is contrary to company interest or that cause assignment and obligation cannot be discharged objectively

g. Does not accept compensation/bribe from any party relevant to the findings;

h. To fully comply with the standard  of internal auditor profession, company policy and law regulations;

i. To maintain and to defend and dignity of internal audit;

j. Does not take advantage of gained information for the benefit of private gain or other matters that cause or can reasonably be presumed to cause losses for company for whatever reason.

 

D. CLOSING

President Director with the approval of the Board of Commissioners of PT. ERATEX DJAJA Tbk decides that Internal Audit Work Unit Charter is used as work guideline for Internal Audit Work Unit, and instructs all employees to cooperate with Internal Audit Work Unit to realize the points within this charter. This charter is effective from the date it is decided and will be evaluated periodically for improvements